Повишаване ефективност на администрацията и избягване на дублиращи се функции чрез оптимизиране на структурата на общинската администрация Никопол.
Activities
Activity
Contracted Amount
Reported Amount
Дейност 1. Организация и управление на проекта: Основните стъпки при реализиране на Дейност 1. Организация и управление на проекта, които ще бъдат следвани са:
1. Сформиране на 4 (четири) членен екип за управление: ръководител, счетоводител, юрист и координатор;
2. Разработване и прилагане на механизми за комуникация и работа на членовете на екипа;
3. Механизми за осъществяване на текущ мониторинг и оценка на изпълняваните дейности;
4. Подготовката и провеждането на процедури за избор на външен изпълнител/и в рамките на проекта съгласно приложимото законодателство (ЗОП);
5. Отчетността по проекта според изискванията на УО на ОПАК;
6. Доброто финансово управление на проекта и координация на дейностите;
7. Изготвяне и съхранение на архив на проектната документация;
8. Административно-техническото обезпечаване на проектните дейности.
2 034.30
0.00
Дейност 2. Провеждане на функционален анализ, чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация: Дейността представлява извършване на функционален анализ, прилагайки Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Всяка поддейност е етап от провеждането на функционалния анализ. Това включва:
Планиране и подготовка на функционалния анализ - Сформиране на екип (от възложителя и външен изпълнител, избран с процедура по ЗОП); съвместно идентифициране на заинтересованите страни; определяне на основната цел на анализа; избор на методи и техника, съгласно изискванията;
Провеждане на функционален анализ - Събиране на информация; анализ на текущото състояние; формиране на предложения за подобрения.
Изготвяне на план за действие - Приоритизиране на областите за подобрения и извеждане на предложения за осъществяването им;
Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ - оценка на изпълнението на резултатите от анализа – приложените и предприети мерки за подобрения.
6 646.79
0.00
Дейност 3. Създаване на система от вътрешни правила за организационна промяна и развитие.: След приключване на Дейност 2 и на база направените препоръки и изготвените планове за действие и разработените предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на общината ще бъде създадена система от вътрешни правила за организационна промяна и развитие. Ще бъдат включени действия по:
Разработване / усъвършенстване на методологии, вътрешни правила, и процедури;
Разработване на инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията;
Разработване на стратегия за организационно развитие;
Въвеждане на модел за управление на промените;
Въвеждане на механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури;
Разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на дейността на администрацията.
Оценка и предложение за аутсорсинг на дейности.
15 338.76
0.00
Дейност 4. Сформиране на работна група, организиране и провеждане на работни срещи.: Дейността включва две фази:
1. Сформиране на работна група за функционален анализ.
2. Провеждане на работни срещи.
Предвижда се сформиране на работна група с постоянен състав от шест члена - трима представители на общинска администрация Никопол (секретар на общината, ръководител дирекция “Административно обслужване и правни дейности” и дирекция “Икономически дейности) и трима представители на изпълнителя по дейност 2 и 3. Целта на работната група ще бъде съгласуване на целите на функционалния анализ, предложените препоръки и план за действие, направените предложения за промени в документи и т.н., както и предложенията направени по време на фокус-групите и отворените работни групи. Допълнително работната група ще участва с мнения и предложения при изпълнение на Дейност 3 от външния изпълнител.
Предвижда се да бъдат реализирани минимум 5 работни срещи.
Всяка работна среща ще бъде реализирана в рамките на два дена със средна продължителност от 12 часа.
1 953.61
0.00
Дейност 5. Провеждане на съпътстващи обучения (семинар) на служителите в общинска администрация Никопол.: В рамките на дейността се предвижда провеждането на едно дву-модулно съпътстващо обучение:
1. Същност и резултати от извършения функционален анализ. В рамките на обучението служителите на общинска администрация Никопол ще бъдат запознати с етапите на провеждане на функционалния анализ; резултатите от него; плана за действие. Целта от провеждането на това обучение е да се запознаят служителите със същността, целите и ползите от дейността, за да се намали осъзнатата или неосъзната съпротива при въвеждане на промените и да се подобри адаптивността.
2. Нормативни документи и вътрешни правила за работа. В резултат от извършения функционален анализ, разработени и/или актуализирани нормативни, стратегически и други документи в рамките на дейността се предвижда обучение на служителите на общинска администрация Никопол. Ще се представят подробно промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила. В рамките на дейността служителите от общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи.
В рамките на обучението се предвижда да бъдат включени 30 (тридесет) служители разделени в две учебни групи от по 15 (петнадесет) души. Продължителността на всяко обучение ( модул) ще бъде един ден. Общия брой обучителни дни ще бъдат 4 (четири) (два модула х 1 ден х 2 учебни групи).
Обучението ще бъде проведено от изпълнителя избран за извършване на функционалния анализ.
1 129.96
0.00
Дейност 6. Организиране и провеждане на дискусия: Провеждане на дискусия с представители на гражданите, бизнеса и неправителствения сектор за идентифициране на нуждите и получаване на препоръки и обратна връзка по изпълнение на залегналите в настоящия проект дейности и заложени резултати. В рамките на дейността ще бъдат осъществени две дискусии . В рамките на всяка дискусия ще бъдат поканени до 30 души представители на всички заинтересовани страни. На втората дискусия ще бъдат поканени същите участници, тъй като ти вече са запознати с материята. На сайта на общинска администрация ще бъде публикувана обява за всяка една от дискусиите, така че всеки желаещ (извън поканените) да има възможност да присъства.
1 022.58
0.00
Дейност 7. Информация и публичност по проекта: Изпълнението на дейността ще бъде извършено съвместно между Община Никопол като възложител и избран по реда на ЗОП изпълнител. Целта на изпълняваната дейност е да бъдат информирани местните общности и широката общественост за резултатите от изпълнението на проекта и приносът на ОПАК и ЕСФ за неговото реализиране.
Предвижда се провеждане на две пресконференции за представяне целите на проекти и последващите го резултати от изпълнението му.
Ще бъдат поместени два броя публикации в местната преса.
Ще бъдат отпечатани и разпространение 200 брой брошури, които ще бъдат предоставени на местната общественост. Ще бъдат разположени в предверието на общината, както и ще бъдат раздадени на присъстващите по време на пресконференцията и на участниците в дискусиите.
Ще бъдат публикувани прессъобщения на официалния сайт на общината с цел информиране на широката общественост за напредъка по проекта.
Предвижда се на участниците в дискусиите, семинара и членовете на работната група да бъдат раздадени папки и химикалки с необходимите елементи за осигуряване на информация и публичност.
2 290.59
0.00
Notes:
Elements in light blue allow detailed view when selected
All amounts are in euro (EUR) / 1 EUR = 1,95583 BGN
