Identification

UMIS Number BG051PO002-1.1.04-0031-C0002
Project Name Постигане на висока ефективност на администрацията и избягване на дублиращи се функции чрез оптимизиране на структурата на общинската администрация
Beneficiary 000471582 Sadovo
Funding ESF ==> Administrative Capacity
Date of the Contract/Order 02.09.2013
Start Date 10.10.2012
End Date 10.02.2014
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Югозападна и южно-централна България, Южен централен, Пловдив, Садово

Description

Brief description 
Постигане на висока ефективност на администрацията и избягване на дублиращи се функции чрез оптимизиране на структурата на общинската  администрация
Activities
  • Activity: Дейност 1: Управление на проекта: Управлението на проекта е дейност, която ще се извършва през целия период на изпълнение. Дейността включва: - сформирането на екип за управление, включващ ръководител, координатор и счетоводител; - разработване и прилагане на механизми за вътрешна работа на членовете на екипа, механизми за осъществяване на текущ мониторинг и оценка на изпълняваните дейности; - подготовката и провеждането на процедури за избор на външен изпълнител/и в рамките на проекта съгласно приложимото законодателство (ЗОП); - отчетността по проекта според изискванията на УО; - доброто финансово управление на проекта и координация на дейностите; - изготвянето и съхранението на архив на проектната документация; - всички други дейности, произтичащи от ангажиментите на кандидата по ОПАК и свързани с административно-техническото обезпечаване на проектните дейности. Предвиждат се разходи за режийни и консумативи – хартия, тонер, пощенски разходи и куриерски услуги за експресни пратки към УО и др. , Contracted Amount: 8 160.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 2: Диагностициране: Дейност 2 е основна за проектното изпълнение. Тя се състои в извършване на подробен функционален анализ на отговорностите и капацитета, оценка на дейностите и работните процеси, числеността на служителите спрямо функциите и дейностите, които изпълнява административната структура, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Екипът, който ще извърши анализът, ще бъде избран чрез външна поръчка. Той ще извърши анализът, използвайки единната методология и наръчника, като си взаимодейства с администрацията. Дейността ще бъде координирана съвместно чрез екипа на управление на проекта и съдействието на ресорния зам.- кмет. Кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител на анализа съгласно приложимото законодателство. Предвиждат се разходи за възлагане на подготовката на тръжната документация във връзка с тръжните процедури съгласно приложимите законови изисквания. , Contracted Amount: 46 900.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 3: Вътрешни правила за организационно развитие: На базата на функционалния анализ ще се изработи план за действие, който да съдържа необходимите мерки за: - подобряване на организацията, работните процеси и координацията чрез картогхрафиране на процесите и разработване на инструкции и процедури за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията; - оптимизиране на структурите и преразпределяне на функции и дейности с цел избягване на дублиране, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност на дейността; - промени в нормативните, стратегически и други документи и в устройствените правилници; - въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените; - механизми за оценка на ефикасността и ефективността на процесите и структурите; - разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на предложените в наръчника механизми; Всички тези предложения ще бъдат предоставени за обсъждане в рамките на следващата дейност и впоследствие приети от общинската администрация с цел оптимизиране на структурите и процесите. Дейността ще бъде възложена на външен консултант, като кандидатът ще проведе съответната тръжна процедура за избор на изпълнител съгласно приложимото законодателство. , Contracted Amount: 35 864.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 4: Работна група и обучение : Дейност 4 обхваща две основни поддейности: - Създаване на работна група за съвместна работа по преглед на анализа по дейност 2 и приложимостта на наръчника с документи по дейност 3. Работната група ще включва експерти от общината и общ.структури – максимално 16 служители. В разширен състав работната група ще провежда срещи с представители на заинтересованите страни (местна общност, образователни, здравни заведения, други администрации, местен бизнес и граждански сдружения); - Обучение за представителите на работната група относно ефективните методи за прилагане на правилата разработени на базата на Единната методология за функционален анализ, представяне на добри практики в областта на административното управление, изводи и препоръки, принципи на доброто административно управление и практически проблеми в малките административни структури; За дейността на работната група са предвидени следните съвместни срещи: - Първото съвместно заседание ще бъде проведено в Община Садово с цел разглеждане на резултатите от анализа и приложението на наръчника. - Две заседания ще бъдат проведени в Община Садово с участието на представители на заинтерсованите страни. - Предвиденото двудневно обучение ще се проведе в Община Садово, като следва да бъде възложено на външен изпълнител, който да организира лектори и материали за провеждането му. Участници ще бъдат членовете на работната група – макс. 16 души. , Contracted Amount: 4 612.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 5: Информация и публичност: Мерките за осигуряване на информираност и публичност на изпълнението на проекта ще се реализират през целия период на изпълнение на проекта и включват: - Разработване на план за публично представяне на дейностите по проекта; - Организация на откриваща и закриваща конференция и пресконференция, с наемане на зала, оборудване и кафе паузи; - Изработване на 1 бр. информационна табела за проекта; - Подготовка и отпечатване на 200 бр. брошури с информационни материали за проекта; - Публикуване на информация по проекта в официалния сайт на двете община за дейностите по проекта; - 10 бр. публикации в пресата; Всички информационни и рекламни материали, изработени и разпространени в рамките на изпълнението на проекта, ще съдържат логото на финансиращата програма и информация за финансовата помощ, предоставена от ОПАК. , Contracted Amount: 9 000.00 , Reported Amount: 0.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: PrivatsistemLTD, Contracted Amount*: 12 417.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: ERMA 5, Contracted Amount*: 7 500.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: Kinetik-S-Iliev,Andreev and co., Contracted Amount*: 26 667.00 , Reported Amount**: 0.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 2 Брой въведени конкретни механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 3 Брой проведени конференции, кръгли маси и дискусии, брой участници, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 4 Брой проведени съпътстващи обучения, брой обучени служители, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 17.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 5 Брой въведени модели за управление на промените, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 6 Брой проведени работни срещи и работни групи, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 7 По Дейност 1 - Бр. сключени договори с членовете на екипа за управление на проекта, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 8 По Дейност 5 - Бр. статии и интервюта в медиите, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 9 По Дейност 2 - Бр. разработен (и преведен) анализ съгласно ЕМФА, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 10 По Дейност 3 - Бр. проведена тръжна процедура и избран изпълнител, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 11 По Дейност 3 - Разработени Наръчници с Вътрешни правила за организационно развитие, съдържащи описаните в дейност 3 предложения, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 12 По Дейност 5 - Бр. изработени рекламни прес карета, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 10.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 13 Проведени информационни кампании, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 14 Разработени предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 15 По Дейност 5 - Бр. проведени пресконференции, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 16 По Дейност 5 - Бр. публикувани платени съобщения в медиите - публикувани рекламни прес карета, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 10.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 17 По Дейност 1 - Спазване на предварително установения план-график и успешно изпълнение на заложените дейности, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 0.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 18 По Дейност 2 - Подготвена тръжна документация съгласно изискванията, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 0.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 19 По Дейност 4 - Проведени срещи на работната група с 16 участници, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 20 По Дейност 5 - Бр. изработени рекламни радио клипове, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 21 По Дейност 5 - Бр. медии (включително регионални), които са публикували/излъчили материали, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 22 По Дейност 5 - Бр. разпространени информационни и рекламни материали ( брошури), Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 200.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 23 Брой разработени индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението в конкретни администрации, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 24 По Дейност 2 - Бр. проведена тръжна процедура и избран изпълнител за извършване на анализа в общината кандидат, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 25 По Дейност 4 - Проведено Двудневно обучение за общо 16 участници – представители на работната група, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 26 По Дейност 5 - Бр. излъчвания на рекламните клипове в радиостанции, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 27 Функционални анализи, извършени от административни структури , Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00

Financial Information

Total Project cost 91 001.97 BGN
Grant 91 001.97 BGN
Self amount 0.00 BGN
Total actual amounts paid 91 001.97 BGN
Percentage of EU co-financing 85.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

There are no tender procedures

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN