Identification

UMIS Number BG051PO002-1.1.07-0018-C0001
Project Name Подобряване на ефективността на общинска администрация Вълчи дол, чрез оптимизиране на работните процеси в администрацията и стимулиране на организационното развитие на административната структура.
Beneficiary 000093474 VALKANOV
Funding ESF ==> Administrative Capacity
Date of the Contract/Order 14.08.2013
Start Date 14.08.2013
End Date 14.05.2014
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Северна и югоизточна България, Североизточен, Варна, Вълчи дол

Description

Brief description 
Подобряване на ефективността на общинска администрация Вълчи дол, чрез оптимизиране на работните процеси в администрацията и стимулиране на организационното развитие на административната структура.
Activities
  • Activity: Дейност 1: Организация и управление: Управлението и отчитането на проекта се осъществява от Екип за управление на проекта определен със Заповед на Кмета. Екипът е отговорен за цялостната организация и управление на дейностите по проекта. При назначаване членовете на екипа ще се спазват разпоредбите на ПМС 330 от 5.12.2011г. Работата на членовете на екипа ще се установява с Отчетен доклад за извършена работа и Доклад за отработени часове. Офиса на проекта ще се помещава в сградата на общинска администрация Вълчи дол. Екипа ще се състои от ръководител проект, счетоводител и технически сътрудник. Провеждане на първа работна среща за разпределение на отговорностите и задълженията на Екипа, изготвяне на План за действие и график за провеждане на процедури за избор на външни изпълнители. Организацията по екипната дейност се осъществява на ежемесечни работни срещи, на които ще се обсъжда напредъка на проекта, текущи задачи и възникнали проблеми. При възникване на проблеми или отклонение по дейностите от предвиденото в проекта, екипа ще взима управленски решения, които да осигурят максимално ефективно изпълнение на проекта. За всяка проведена работна среща на Екипа ще се изготвя протокол. За предвидените дейности, които ще се извършват от външен изпълнител ще се прилагат разпоредбите на Закона за обществените поръчки, „Вътрешните правила за планиране, възлагане и мониторинг на обществени поръчки в Община Вълчи дол” и утвърдената Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община вълчи дол. Цялостната организация по подготовката и провеждане на тръжните документи ще се извърши от Екипа. Изборът на изпълнители ще се осъществи от комисия, съставена от представители на общината, вкл. един юрист. С избрания изпълнител на всяка обществена поръчка ще се сключи договор. Дейностите ще се изпълняват съгласно сключения договор, като се придържа стриктно към дейностите, план-графика и бюджета, заложени в проектното предложение. Екипа извършва мониторинг и вътрешни проверки на изпълнението и редовно се отчита на УО на ОПАК чрез междинните технически доклади, финансовите отчети и исканията за плащане. Екипа по проекта ще е ангажиран с публикуването на всички резултати от проекта на интернет страница на община Вълчи дол, което ще осигури свободен достъп до тях на всички заинтересовани лица и институции. Екипа по проекта ще изготви Процедура наблюдение и контрол при прилагане резултатите от проекта. Като за тази цел със Заповед на Кмета ще се сформира Комисия от служители от администрацията и при необходимост привлечени външни експерти като изготвят годишни доклади за период от 3 години. Екипа има ангажимент да изготви досие на проекта и да съхранява оригиналните документи свързани с управлението на проекти,поддържа актуален регистър, съдържащ информация за местонахождението на оригиналните документи по проекта. , Contracted Amount: 7 374.77 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейности 2: Извършване на функционален анализ на Общинска администрация Вълчи дол чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ.: Изпълнението на тази дейност е в резултат на проведена тръжна процедура за избор на изпълнител. Екипа по проекта ще проведе среща с изпълнителя за разработване на План за организация и изпълнение на дейността. Предвижда се регулярно да се провеждат работни срещи, участие в които ще вземат експерти от екипа на консултанта и експерти от община Вълчи дол, влизащи в състава на екипа за функционалния анализ. Работните срещи ще имат за предмет обсъждане на конкретни теми и задълбочено разглеждане на определени въпроси, като предоставят същевременно и възможност за обмяна на идеи между участниците. Работните срещи ще се провеждат във формат на работни групи и ще имат индикативна продължителност от 3-4 работни часа всяка. Екипа по проекта, както и експерти от администрацията и кмета на Общината ще подпомагат, чрез предоставяне на необходимата информация и документация на изпълнителя. Ръководителя на Екипа ще осъществява контрол върху изпълнението на цялата дейност. Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ. Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация. По експертна оценка на изпълнителите ще се използват различни методи като проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. При провеждане на функционалния анализ Ръководителя ще съблюдава за спазване на основните етапи при провеждането на функционалния анализ, а именно: 1. Планиране и подготовка на функционалния анализ; 2. Провеждане на функционалния анализ; 3. Приключване на функционалния анализ; 4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението. Тази дейност приключва с обсъден и съгласуван Доклад и приет План за действие. , Contracted Amount: 29 175.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 3: Разработване на предложение за промени в нормативни, стратегически и други документи и в Устройствения правилник на Община Вълчи дол.: Същността на дейността се състои в преглед и анализ на нормативни, стратегически и други документи, както и Устройствения правилник на общината, разработване на предложения за промени, съгласуване и приемане. В изпълнението на дейността ще участват всички заинтересовани страни. Процесът ще се осъществява от външен изпълнител избран от проведена процедура от дейност1. След направения анализ се предвижда да бъдат разработени предложения за промени на конкретни нормативни актове, които регламентират структурата, организацията и разпределението на функции в общината и общинските структури и предложения за промени на тези актове с оглед оптимизиране на функциите и организационно структуриране. Изготвените проекти за изменение и допълнение на Устройствения правилник, нормативни, стратегически и други документи на Общината, който ще бъдат обсъдени с ръководството на Общинската администрация и представители на Общински съвет, за които ще бъде съставен протокол от проведените работни срещи. След изготвянето на окончателните проекти за изменение и допълнение на Устройствен правилник нормативни, стратегически и други документи на Община Вълчи дол, ще бъдат внесени за разглеждане и приемане от страна на Общински съвет Вълчи дол. Разработените предложения за промяна ще са в съответствие с националната и европейската нормативна база на нормативните и стратегически документи., Contracted Amount: 13 515.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 4: Актуализация/ изготвяне на вътрешни правила и процедури за работа на общинска администрация Вълчи дол за подобряване на организацията на работните процеси и координация между звената.: След въведения нов Устройствен правилник и приетите нормативни, стратегически и други документи ще бъдат разработени вътрешни правила и процедури за работа на общинска администрация Вълчи дол. В разработването на правилата ще участват всички заинтересовани страни. Процесът ще се осъществява от външен изпълнител избран след проведена процедура от дейност1, но при непрекъснатото и активно участие на целевата група и Екипа за управление. В рамките на дейността ще се проведат 2 работни срещи с ръководството на администрацията за обсъждане, съгласуване и утвърждаване на новоизготвените вътрешни правила и процедури. Предвижда се една работна среща на която ще участват служители от администрацията на община Вълчи дол и представители на външния изпълнител. На тази среща със служителите ще бъдат обсъдени направените препоръки и предвижданите промени във вътрешните правила, касаещи работните процеси в общинска администрация Вълчи дол., Contracted Amount: 12 135.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 5: Провеждане на обучения на служителите на общинска администрация Вълчи дол: Предвидено е, в рамките на изпълнението на проекта да се проведат обучения на служителите в община Вълчи дол. Обученията ще се осъществят от външен изпълнител, спазвайки изискванията и разпоредбите на Закон за обществените поръчки, проведена в Дейност 1. След направения функционален анализ, взетите решения, актуализираните и разработени вътрешните документи и процедури ще бъдат проведени две еднодневни обучения на 60 служители в администрацията, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи. Ще се представят подробно промените във вътрешните документи и разработените нови вътрешни правила и процедури. В рамките на дейността служителите от общинската администрация ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще се състои на територията на Община – Вълчи дол, за техническото обезпечаване ще е необходима мултимедийна техника. Ще бъдат раздадени обучителни материали, за провеждане на обучението: Папки с логото и информация за проекта и обучителни материали, анкети за обратна връзка, новите вътрешните правила и процедури и указания към тях; химикалки; 1 кафе пауза. За нуждите на оценката на ефективността на проведеното обучение ще бъдат разработени и попълнение въпросници за оценка на придобитите знания. Дейността приключва с изготвен Доклад за проведените обучения., Contracted Amount: 7 392.19 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Дейност 6. Дейности за информация и публичност: Съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006, предвидените дейности за информация и публичност са насочени към осигуряване на информация и публичност относно постигане на целите и резултатите на проекта и финансирането му по ОПАК от ЕСФ. Ще бъдат проведени две пресконференции, една се проведе при стартирането на проекта за запознаване на заинтересованите лица с дейностите по проекта, втората ще се проведе след успешната реализация на проекта за представяне на постигнатите резултати. Ще бъдат представени две пресконференции и на видно място ще бъдат поставени банери. Предвидени са изготвяне и разпространение на информационни материали под формата на брошури, химикалки с логото на финансиращата организация и папки. На сайта на Община Вълчи дол ще бъде изготвен и поставен интернет-банер. Предвидено е две публикации относно стартирането и приключване на проекта в регионални средства за масово осведомяване. , Contracted Amount: 4 330.00 , Reported Amount: 0.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: Ofiskosumativi, Contracted Amount*: 333.33 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: Multimedia sole owner LTD, Contracted Amount*: 3 607.98 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: LA FIT LTD, Contracted Amount*: 36 063.34 , Reported Amount**: 0.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Дейност 1: Изготвена Процедура наблюдение и контрол при прилагане резултатите от проекта, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 2 Изготвен и внедрен функционален анализ, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 3 Дейност 1: Приет график на планираните поръчки по ЗОП, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 4 Дейност 1: Публикувани резултати от дейностите по проекта на интернет страницата на Община Вълчи дол, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 7.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 5 Дейност 1: Подписани договори с екипа по проекта, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 6 Дейност 3: Приети нови стратегически, нормативни и други документи, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 7 Дейност 2: Проведен функционален анализ на община Вълчи дол, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 8 Дейност 4: Проведени работни срещи с ръководството на администрацията, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 9 Дейност 3: Приет нов устройствен правилник, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 10 Дейност 6: Изготвен и разпространен интернет-банер, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 11 Дейност 4: Новоразработени и актуализирани вътрешни правила и процедури в общинска администрация Вълчи дол, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 4.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 12 Дейност 6: Проведени пресконференции, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 13 Дейност 2: Изготвен план за организация и изпълнение на дейността, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 14 Дейност 2: Проведени работни срещи с външния изпълнител на дейността, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 15 Дейност 5: Доклад за проведени обучения, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 16 Дейност 5: Подготвени и представени материали под формата на брошури, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 60.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 17 Дейност 3: Работни срещи с Ръководството на ОбА и ОбС, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 18 Дейност 6: Публикации в местни регионални медии, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 19 Дейност 5: Проведени обучения, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 20 Дейност 6: Изготвени презентации, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 21 Дейност 1: Изготвени технически доклади, финансови отчети и искания за плащания, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 12.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 22 Дейност 1: Проведени работни срещи на екипа, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 18.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 23 Дейност 3: Анализ със систематизирани предложения за конкретни промени в Устройствен правилник, нормативни, стратегически и други документи на община Вълчи дол, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 24 Дейност 4: Проведени работни срещи със служители на администрацията, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 25 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 26 Дейност 1: Проведени процедури за избор на външен изпълнител, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 27 Дейност 5 : Разработени и попълнени въпросници за оценка на придобитите знания, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 60.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 28 Дейност 6: Изготвени и поставени банери, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00

Financial Information

Total Project cost 49 784.64 BGN
Grant 49 784.64 BGN
Self amount 0.00 BGN
Total actual amounts paid 49 784.64 BGN
Percentage of EU co-financing 85.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

There are no tender procedures

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN