| Дейност 1. Управление, организация и отчетност по проекта: Дейностите по управление и организация на проекта имат за цел осигуряване на необходимия ресурс за успешното изпълнение на проектните дейности и въвеждане и утвърждаване на ефективна система за добро управление на проекта чрез изпълнение на следните под-дейности:
1. Сформиране на екип за управление на проекта, включително: подготовка на функционални характеристики и сключване на договори с екипа за управление на проекта. За целите на управлението на проекта ще бъде сформиран екип от следните експерти: – Ръководител на проекта (1); Технически сътрудник (1); Счетоводител (1), Експерт „Подготовка на тръжни процедури” (1).
За целите на проекта и съгласно методологията за провеждане на функционален анализ ще бъде сформиран общински екип от експерти, които пряко ще участват в провеждането на анализа, формулирането на препоръки и изготвянето на план за оптимизация на административните структури и предоставяните услуги. В общинския екип ще бъдат включени: Експерт „ИКТ” (1), Експерт „Административно обслужване” (1), Експерт „Човешки ресурси“ (1), Експерт „Икономически дейности“ (1), Експерт „Управление на общинска собственост“ (1).
2. Подготовка и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки за избор на изпълнители на основните проектни дейности - Изпълнението на дейностите, включени в проектното предложение изисква организирането и провеждането на обществена поръчка по реда на действащата нормативна уредба – Закона за обществените поръчки и съпътстващата го нормативна уредба. В рамките на проекта ще бъдат подготвени проведени следните процедури за възлагане на обществени поръчки:
- Функционален анализ и въвеждане на устойчиви механизми за управление и оценка на работните процеси в общинска администрация – Бургас с няколко обособени позиции: ОП 1: Провеждане на функционален анализ на Община Бургас, ОП 2: Въвеждане на мерки за ефективно управление на работните процеси и координацията в рамките на общинска администрация Бургас ОП3: Актуализация на вътрешно – нормативната база, ОП 4: Разработване и внедряване на Балансирана система от показатели за ефективност в работата на общинска администрация Бургас;
- Дейности за публичност и информация.
3. Разработване и приемане на План за организация, управление и вътрешен мониторинг на проекта, в който ще бъдат дефинирани методите и механизмите за вътрешна оценка и контрол, разпределението на функциите и задачите между екипа на проекта, връзката и комуникацията с останалите звена в администрацията.
4. Ежемесечни работни срещи на екипа на проекта, целящи осигуряване на непрекъснат мониторинг на изпълнението на дейностите по проекта.
5. Изготвяне на междинни и окончателни доклади за напредък и финансови отчети за изпълнение на дейностите на проекта.
|
17 945.00
|
0.00
|
| Дейност 2. Провеждане на функционален анализ на Община Бургас: Функционалният анализ в общинска администрация Бургас ще бъде извършен съобразно Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и съгласно предписанията в Наръчника за нейното прилагане. Провеждането на функционалният анализ ще бъде възложен на външна фирма – изпълнител и ще бъде подпомаган от екип от експерти от ресорните звена в общинска администрация.
Съгласно утвърдената методология анализът ще включва следните етапи:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ;
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ;
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ;
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
На етап Планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде извършен анализ на заинтересованите страни и разработена комуникационна стратегия за поддържане на тяхната информираност. Ангажимент на фирмата – изпълнител ще бъде провеждането на минимум две информационни събития с различни заинтересовани страни на местно и регионално ниво, които имат за цел популяризиране и осигуряване на подкрепа за постиганите резултати на различните етапи от провеждането на анализа.
На база на направените констатации по време на анализа и чрез включения в методологията набор от утвърдени техники, които се прилагат в международната практика, ще бъдат идентифицирани областите за подобрения по отношение на организационната структура и дейността на общинската администрация, ще бъдат формулирани съответните препоръки и ще бъде разработен план за действие.
За да се постигане устойчив ефект от извършения функционален анализ се предвижда разработване на механизъм за проследяване на изпълнението.
|
42 000.00
|
0.00
|
| Дейност 3. Въвеждане на устойчив механизъм за управление на работните (бизнес) процеси и координацията в рамките на общинска администрация Бургас чрез прилагане на съвременната концепция Управление на бизнес процеси (Business Process Management - BPM: Тази дейност включва следните поддейности:
3.1 Моделиране на бизнес процесите по предоставяне на административните услуги в Община Бургас съгласно Списък с унифицираните наименования на административните услуги (СУНАУ);
3.2 Моделиране на вътрешно административните бизнес процеси в Община Бургас;
3.3 Анализ на създадените модели на процесите и изготвяне на предложение за оптимизиране на организационната структура в Община Бургас;
3.4 Анализ и реинженеринг на услугите, предоставяни от Община Бургас;
Основните характеристики, на които трябва да отговарят горепосочените процесни модели (съгласно дейност 3.1 и 3.2), са:
• да бъдат изготвени в графичен вид чрез представяне на отговорностите на различните организационни звена и длъжности в хронологична последователност и съгласно стандартизирана, ясна и разбираема от потребителя конвенция, която да е практически ориентирана и да се характеризира с хомогенност, опростеност и четливост, повторна използваемост и възможност за лесен анализ, както и достатъчно гъвкава, така че да може да бъде усъвършенствана и адаптирана към спецификата на дейностите на звената;
• да визуализират ясно точките на взаимодействие между отделните организационни звена и длъжности;
• да бъдат детайлизирани до степен, която да позволява използването им като помощен материал при изпълнението на дейностите в звената и при извършването на анализ и оптимизиране на бизнес процесите;
Изграждането на моделите ще се основава на наличните технологични карти, вътрешни инструкции, образци на документи, документация на използваните информационни системи, както и на пряка работа с екип от ключови служители от общинската администрация.
Анализът на създадените модели на процесите (съгласно дейност 3.3) ще доразвие акцентите във функционалния анализ чрез симулиране на ключови процеси в съответствие със стойностите на различни параметри, включително вариации в наличността на ресурсите, времената за обработка, себестойността. Резултатът от този анализ ще даде възможност за добре обосновано предложение за оптимизиране на организационната структура в Община Бургас. Ще бъдат оптимизирани вътрешно административни процеси като документооборот, организиране на обществени поръчки, финансов контрол и др.
Анализът и реинженерингът на процесите във фронт-офиса (съгласно дейност 3.4) ще се извършат на база гореописаните процесни модели, като се вземат предвид и констатациите от функционалния анализ.
При стартиране на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на екипа и експертите по проекта, както и на служители на общинска администрация- Бургас на тема Основни принципи на концепцията Управление на бизнес процеси, методи и инструменти за моделиране и оптимизиране на бизнес процеси.
|
48 600.00
|
0.00
|
| Дейност 4. Разработване на промени във вътрешната нормативна база, произтичащи от направените анализи: Дейността включва следните поддейности:
4.1 Актуализация на инструкциите за документооборот, Наръчника по Интегрирана система за управление, технологични карти за предоставяне на услуги, вътрешни правила за работа на администрацията.
4.2 Разработване на наръчник с моделите, типови инструкции за документооборот, типови вътрешни правилници, отговори на въпроси, касаещи специфични отговорности и др.
Изпълнението на дейността ще бъде възложено на външна фирма – изпълнител и подкрепяно от общински екип от експерти.
Основната цел е актуализация на вътрешно административните правила в Община Бургас, въз основа както на препоръките от извършения функционален анализ, така и на извършеното моделиране и оптимизиране на съответните процеси.
При приключване на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на служители на общинска администрация- Бургас на тема Представяне на новите правила за работа съгласно направените актуализации.
|
27 500.00
|
0.00
|
| Дейност 5. Разработване и внедряване на Балансирана система от показатели за ефективност в работата на общинска администрация Бургас : Дейността включва разработване и внедряване на модел на Балансирана система от показатели (БСП) за ефективност на високо ниво, ориентиран към нуждите на организация от публичния сектор и по- конкретно към спецификата на мисията, основните приоритети и стратегическите цели на Община Бургас.
Моделът ще позволи систематично измерване и оценка на ефективността на дейностите, стратегическо управление, прозрачност и стриктна отчетност.
Разработването и внедряването на Балансирана система от показатели преминава през следните етапи:
1. 1. Анализиране на вътрешния потенциал по отношение на стратегическото и оперативно управление, функционалния мениджмънт и др. На този етап от ключово значение ще бъдат резултатите от извършения функционален анализ в рамките на Дейност 3 от проекта;
2. 2. Провеждане на въвеждащо обучение по стратегическо управление и БСП;
3. 3. Изготвяне на стратегическа карта, основана на добре обмислена и формулирана стратегия. С оглед на това се извършва:
• - Задълбочен анализ на стратегията на Общината.
• - Декомпозиция на стратегията във всяко от направленията на БСП – финанси, клиенти, вътрешни бизнес процеси, обучение и развитие.
• - Формулиране на стратегическите цели критичните фактори за успех: На този етап от работата по изграждане на БСП ще се осъществи практическата взаимовръзка с резултатите от извършения функционален анализ в рамките на дейност 1 от проекта, като идентифицираните области за подобрения и препоръчаните мерки за реализирането им ще бъдат включени в БСП като цели, така че да бъде възможно проследяване на тяхното изпълнение чрез отчитане на конкретни показатели за измерване.
4. 4. Подбор на ключови показатели за БСП и техните целеви стойности: Въз основа на стратегическата карта се разработва Балансирана система от показатели за ефективност, посочва се източникът на данните и периодичността на въвеждането им в системата.
5. 5. Разработване на план за устойчиво прилагане на БСП.
6. 6. Работа по запознаване на служителите с БСП: При изпълнението на този етап трябва да се намери ефективния подход към нагледно и достъпно разясняване на основните показатели на служителите и особено на това как работата на всеки от тях може да повлияе на стойностите на тези параметри.
Изпълнението на дейността ще бъде възложено на външна фирма – изпълнител. При стартиране на дейността, избрания изпълнител ще проведе обучение на екипа и експертите по проекта, както и на служители на общинска администрация- Бургас на тема Управление на организацията чрез Балансирана система от показатели за ефективност, използване на методологията в общинска администрация и подход при изграждане и ползване на модел на балансирана система от показатели за ефективност.
Обучението е необходимо поради спецификата на предвидените методологии и необходимост от предварителна подготовка на участниците.
|
36 000.00
|
0.00
|
| Дейност 6. Информация и публичност : Дейностите за информация и публичност ще включват следните под-дейности:
1. Пресконференция при стартиране на проекта, на която ще бъдат популяризирани целите, планираните дейности и очакваните резултати по проекта, както и източниците на неговото финансиране;
2. Финална пресконференция, на която ще бъдат популяризирани постигнатите резултати и ползите от реализацията на проекта. Финалната пресконференция ще послужи и като форум за мултиплициране на резултатите по проекта.
3. Изработване и разпространение на информационен лист по проекта – 1000 броя, с който ще се популяризират планираните дейности и очакваните резултати от проекта.
4. Изработване и отпечатване на информационни банери – 2 броя, които ще бъдат използвани при организиране на пресконференции, обучения и форуми с цел визуализация на приноса на ЕС и ОПАК.
5. Публикации на Интернет страницата на Община Бургас в секцията „Евроинтеграция”. Още със стартирането на проекта информация за неговото изпълнение ще бъде публикувана на интернет страницата на Община Бургас.
7. Публикации в местните и регионални медии – 3 публикации в печатните медии.
8. Информационни материали на проекта – папки и химикали (1 000 броя).
9. Електронен носител (300 бр.) съдържащ продуктите от изпълнението на дейности 3, 4, 5, 6.
Дейностите по информация и публичност ще бъдат възложени за изпълнение на външна фирма.
|
8 406.00
|
0.00
|
