| Дейност 1. Управление на проекта: 1.1.Сформиране на екип за изпълнение на проекта – ръководител, счетоводител, координатори, технически сътрудник.
1.1.1. Запознаване членовете на екипа с целите на проекта, дейностите и резултатите
1.1.2. Разпределяне на задълженията между членовете на екипа
1.1.3. Обсъждане на плана за действие и процедурите за вътрешен мониторинг и за отчетност;
1.1.4. Работни срещи на екипа за управление на проекта – 15 работни срещи за съвместно координиране изпълнението и отчитането на проекта
1.2. Разработена тръжна процедура за избор на експерт обществени поръчки по ЗОП. Контрол върху изпълнението на договорите с подизпълнители
1.3. Отчитане на проекта
|
19 550.00
|
0.00
|
| Дейност 2. Избор на външни изпълнители: 2.1.Подготовка на тръжни процедури от избрания външен експерт по обществени поръчки
2.2. Провеждане на раработените процедури
2.3.Сключване на договори с изпълнители
|
5 000.00
|
0.00
|
| Дейност 3. Сформиране на 8 работни групи (по 4 във всяка община) и провеждане на работни срещи за обсъждане на индивидуални работни планове, длъжностни характеристики, роли в организационната структура, разработка на ръководства и наръчници и систе: Избора на цели за индивидуалните планове на управленските длъжности от организационата структура е процес на осъзнаване общинския план за развитие и новите реалности на икономическа криза и продължаваща депресия. Дефинирането на отговорностите по функционалите задължителния на всеки служител и системното натрупване на умения за програмно-целево управление е фактическото изпълнение на дейността. |
0.00
|
0.00
|
| Дейност 4. Провеждане на функционален анализ на двете общински структури съгласно Единната методология за функционален анализ. : Цялостен преглед на функциите, отговорностите и капацитета, анализ и оценка на дейностите и работните процеси, анализ на числеността на служителите спрямо функциите и дейностите, които изпълняват съответните административни структури, базирани на Единна методология за функционален анализ.
4.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ - сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа;
4.2. Провеждане на функционалния анализ - анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение
4.3. Приключване на функционалния анализ - приоритизиране на областите и предложения за подобрение.; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни. Извеждане на препоръки, силни и слаби страни на общинските структури.
4.4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението - анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ
|
100 000.00
|
0.00
|
| Дейност 5. Разработка и отпечатване на ръководства и наръчници и системи за подобряване на работните процеси и координацията в двете общински администрации.: 5.1. Разработка на наръчник за индивидуални работни планове. В процеса на изпълнение на функционалния анализ ще бъдат разписани последователност от операции в ръководство за създаване на цели и индивидуални работни планове.
5.2. Ръководство за организационно развитие на база целево-програмно управление. Системата от знания и положителни практики, разписани в ръководство за това как се избират цели и се изработват програми ще подобрят административния капацитет към устойчивост, адаптивност и качество на предлаганите публични услуги.
5.3. Разработване и усъвършенстване на процедури, методологии и вътрешни правила, в система за управление, както и в измерване на изпълнението на работата. След утвърдена нова организационна структура дейността ще подпомогне изпълнението на закона за Вътрешния одит в публичния сектор и закона за Финансов управление и контрол в публичния сектор. Процедурите и вътрешните правила в двата закона се допълват и осмислят фукционалния анализ за етапите на неговото изпълнение. Всяко обсъждане ще даде данни за вътрешните правила и процедури по всяка публична услуга и в цялост като система на предварителен контрол и планиране управлението на риска. Ще бъде въведен на механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните услуги. Ще бъде разработено ръководство за контрол и управление на документооборота и създаването на архив на текущата документация в администрациите.
5.4. Ръководство за провеждане на публични обсъждания за подобряване ефикасността и ефективността на административната структура в съответната община. Качество, адаптивност и устойчивост на публичните услуги за гражданите на общината не е възможно да се постигне без обсъждане с гражданското общество. Ръководство за публично обсъждане ще даде правила за провеждане на публични обсъждания на ниво директори на дирекции. Те са свързващите роли в организационната структура за контрол на изпълнението на фукционалните задължения и прилагане на целево програмно управление. Административната реформа повишава ролята на ръководителите на програми и въвежда матрична форма на заплащане. Публичните обсъждания са форма на прозрачност и коректив за общинската администрация. Доверието в публичната администрация трябва да бъде възстановено. Доверието в администрацията е фундаментален въпрос, и задача на бъдещето. Ако общинското ръководство и гражданите не работят като участници в един и същ процес, като „играчи" от един и същ отбор и отношенията между тях не се градят върху взаимно доверие, в рамките на закона промяната няма да се случи.
5.5. Механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административните услуги;
5.6. Ръководство за контрол и управление на документооборота и създаването на архив на текущата документация в администрациите
5.7 Отпечатване на разработените документи – Предвижда се отпечатване на разработените документи с цел да подпомагат специалистите от двете администрации в работата им.
|
62 000.00
|
0.00
|
| Дейност 6. Разработване План за действие по оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на всяка общинска администрация, за подобряване на ефективността, ефикасността от дейността на администрациите: Разработване на Плана за действие по прилагане на административната реформа във всяка община е част от самата реформа. Изработката на ръководства и методики ще улеснят направата на План за действие. Планът ще даде времеви график за прилагане на изработените ръководства. |
4 000.00
|
0.00
|
| Дейност 7. Изследване потенциала за развитие на двете общини за следващия програмен период и разработване на препоръки за подобряване на работата по разработка и изпълнение на общинския план за развитие: Работата на групите ще стартира с преглед на Междинната оценка за изпълнение на общинския план за развитие на община Свиленград и община Любимец, и главните стратегически цели на региона. Националната стратегическа референтна рамка изпълнява Националната стратегия за регионално развитие 2005-2015г. В изпълнение на Закона за регионално развитие община Свиленград и община Любимец са задължени да разработят Актуализирана общинска програма. Целите в индивидуалните планове са пряко отражение на всяко ниво, какво трябва да се направи за регионалното развитие и изпълнение на Нациоаналната стратегия за регионално развитие 2005-2015г. Ще бъде изследван потенциала за развитие на двете общини за следващия програмен период и ще бъдат разработени препоръки за целите на подготовката му. |
4 000.00
|
0.00
|
| Дейност 8. Дейности по информация и публичност. Визуализация - презентационни материали за изпълнението на проекта: Дейността предвижда подготовка и провеждане на 2 пресконференции – при започване на изпълнението и при приключване на проекта. Пресконференциите ще отразят планираните дейности и постигнатите резултати и ще информират всички заинтересовани страни за напредъка на административната реформа в община Свиленград и община Любимец.
Публикациите в пресата са предназначени за широката общественост и ще проследят изпълнението на проекта в прогрес. Презентационните материали – брошури и постери, ще бъдат поставени на местата с обществен достъп и ще бъдат разпространявани по време на заключителната пресконференция.
|
3 220.00
|
0.00
|
| Дейност 9. Одит на проекта: Ще бъде избран дипломиран експерт счетоводител, който да извърши одит на реализираните дейности, получените резултати и изразходваните финансови ресурси според записаното в договора за финансиране между бенефициента и УО на ОПАК. |
2 000.00
|
0.00
|
